用SWOT分析确定部门的优势与劣势

有很多不同的方法来定义一个部门的优势与劣势。最常用的方法是SWOT分析。SWOT的含义是：

S=Strengths（优势）O=Opportunities（机会）

W=Weakness（劣势）T=Threats（威胁）

你可以自己做SWOT分析，但是，与基层领导者共同完成则是更好的选择，重要的是这样会使他们更具有执行的意愿。你可以选择利用两天的时间在公司外，或者至少一天的时间在公司内举行一次研讨会，那些每年都会组织一次此类会议的领导者明白这样做的价值，因为它会带来以下好处：

提高SWOT分析的客观性：每个参与者都能提出他们关于部门优势和劣势的看法，这就比领导者独自评估更具有客观性。基层领导者能更准确地把握其所负责的领域的现状。

高度的织极性：基层领导者会觉得获得了认真的对待，并有一种切身的关联感，从而提升他们的积极性。

清晰的目标：共同进行的分析会使你和基层领导者对部门潜在的优势和劣势保持清醒，提出一个清晰的发展目标。

执行意愿：所有人的参与使分析过程变成大家共同的事情，你也就无须再去为说服工作花费力气了。

更好的合作：在研讨会期间（最好是在外面过夜，共1.5～2天时间），基层领导者可以拥有互相认识和非正式沟通的时间。这将有助于改善部门内的氛围和合作。

免受干扰：远离公司会大幅提升效率并可以达成在同等时间内无法在公司内形成的统一决策。

此外，SWOT分析的优势还在于能够将内部与外部视角相结合，如图1所示。首先要分析自己部门的优势和劣势：你的部门具备哪些优势？你的部门有哪些核心职责？一份对整个公司进行的SWOT分析，会罗列出那些比竞争者做得更好的特征，只有这样的特征才能算是真正的市场优势。而针对你的部门，也可以与其他公司的同一部门进行比较，或者也可以只是记下你所能想到的一切优势。还要找出部门最大的劣势：什么地方经常会发生状况？什么是亟待解决的问题？

图1：环境分析的内外视角

优势和劣势将目光针对内部，而机会和威胁则是面向外部的。例如，对于整个公司进行的 SWOT分析就要考虑整体市场、公司环境和新技术的发展会带来的威胁和机会。而对于你的部门来说，也要把目光投向公司中本部门之外，你的部门存在哪些风险和机会？在短期内面临的最大威胁和机会是什么？哪些是属于长期的？如果你的部门需要衔接外部的供应商和用户，那么也可以把它们放在考虑范围之内。

下面举一个例子，是一家大公司的人事部门进行的SWOT分析的简化版，如图2所示。

图2：某公司人事部门的SWOT分析

SWOT分析仅仅描述出了当前的状态，它无法提供问题的解决方案。因此，在分析中也就没有包含对行动的指导，但是它为下一步行动提供了基础。接下来你可以与基层领导者共同思索下面的问题：

今年我们要确定哪些主要目标？
我们应该达到什么样的状态？
为了达到目标，我们具体应该做些什么？
在所有要做的事情中，我们要进行怎样的排序（优先性）？

在研讨会中也可以对下面的问题进行讨论：

我们还能提高哪些资源的利用效率？
哪些事情是我们今后不该做的（摆脱系统性的垃圾）？
如何能进一步改善团队合作？

通过这样的方式，你就为部门制定了将要执行的计划。尝试将每个任务分别授权给在场的人员，因为通常来讲，如果明确某人对某事负责，那么就会提升事情得到执行的可能性。有些工作则必须由你亲自负责，因为只有你拥有将其贯彻的权力。需要注意的是，只有确实需要你亲自出马时，你才应该将其承担下来。

如果你不知道如何开展这样的研讨会，或者没有时间组织，也可以把它委托给一个具有良好声誉的培训公司。他们会为你选择合适的地点，派出一位经验丰富的咨询师提供帮助。咨询师会为你提供流程方面的建议，并在会议期间负责整个进程和组织，当然也会帮助你顺利实施部门的SWOT分析。于是你就可以轻松地参与到会议当中，并与基层领导者一起专注于会议内容了。

来源：12Reads