如何提升管理的效率？

作者：张丽俊 Cherry
来源：张丽俊（ID：zhanglijunCherry）

最近，有管理者问我：“Cherry，我该如何提升管理的效率？”

效率很重要。所有的管理背后，最后追求的都是降本增效。从某种程度来讲，管理其实就是解决效率问题。

那么，如何提升管理的效率？在我看来，有三个关键点：

做最重要的事；
把时间花在重要的人身上；
建立统一的管理体系。

我一个个讲。

01、做最重要的事

为什么有些管理者很勤奋，工作到很晚才下班，但最后却没有什么产出？

其实是他没有管理好自己的时间，每天在做一些和目标无关紧要的事。

时间管理太重要了，每一个人的时间都是24小时，而人与人的差距，就体现在如何使用这24小时里。

很多人不会管理时间，甚至连时间花在哪里去了都不知道。

有老板跟我说，他花了三分之一的时间用在了参加行业活动；又用了三分之一的时间接待重要的客户；最后三分之一的时间用在了核心管理层会议上。

如果他真的去测试，就会发现他根本没有花多少时间在他说的那些事情上。

他的时间被各种零碎的事情切割掉了，比如要做员工在岗辅导、离职沟通、处理客户紧急事项、参加部门的临时会议，甚至还会参与一些本不需要他参与的活动邀请等等。

所以，作为管理者，你要提升效率，让时间有价值，就一定要懂得对事情的轻重缓急进行排序，要事为先，把那些不重要的事情放在后面。

德鲁克说过，要让管理变得卓有成效，取决于你在最重要的事情上花了多少的时间。

高管到管理层，再到员工，你每一天，每一周，每个月能够抓住三件最重要的事情，这三件事你做好了，你的绩效就一定会好。

在重要的事情上，投入足够多的时间，你就能创造更大的价值。很多时候，你的工作之所以没有成果，就在于你把时间浪费在一些琐碎的事情上，而不是重要的事情上。

那么，怎么来管理时间呢？我给你推荐一个非常好的工具：TDL（To do list）。

在蹲马步管理工坊中，我讲到TDL有三个核心点：通盘思考、要事当先、想不透的事情持续想。

像我每天早起的第一件事就是先花用一个小时的时间做TDL，要思考今天最重要的是哪几件事，今天为什么是这几件事最重要，这几件最重要的事情我打算怎么干，遇到问题去找谁，我今天的总结是什么，我明天的规划是什么。

通过TDL这一工具，根据事情的重要紧急程度去做，就能很好地提高效率。

02、把时间花在最重要的人身上

任何事情都需要人来做，用对人，才能做对事，对于管理者而言，要提升管理效率，你就要把时间花在最重要的人身上。

为什么这么说？

因为，管理者最重要的资源就是自己的时间。时间是不可再生资源，一旦失去，就没办法复原了。就像德鲁克说的，“只有时间是我们租不到，借不到，也买不到，更不能以其它手段来获得的。”

从客观上说，管理者浪费时间的原因可能来自于上级领导、下属、工作系统以及生活工作条件等诸多方面。

不论什么原因，管理者的时间一旦出现浪费，就会导致整体的低效率重复劳动，最终成效不彰。

因此，管理者要通过团队来拿结果，而不是事必躬亲。如果所有的事情都是管理者自己干，替下属背猴子，那么管理者是不称职的，没有发挥管理者的作用。

作为管理者，你一定不能成为员工的替身，猴子原来在谁的身上，它就应该被锁定在原来的责任人的身上，不能让责任这只猴子乱跳。

你真正应该要做的是找到合适的人，去做正确的事。如果员工的能力不足，就要对他进行培养，帮助他拿到绩效。

但是，管理最大的浪费，是在不合适的人身上花时间。如果你找来了不合适的人，你的培养也是无效的。

所以，你一定要用好自己的时间，永远要把时间花在有最大价值的人的身上，产出最大的结果。

从培养人的角度来说，你要用80%的时间解决员工的共性化的问题，然后再用20%的时间点对点辅导重要的人。一个人的管理半径不能超过10个人，如果你全部用个性化辅导，你是忙不过来的。

而且你对员工全部都是个性化辅导，就算你解决了100个问题，但他们还是会有101个问题。

在用20%的时间进行点对点辅导时，也要去辅导最具有价值的员工。一个公司的绩效80%是由20%的人产生的，就像是一个社会的财富，80%的财富被20%的人所拥有。这个世界是公平的，所以作为管理者，要把时间花在最重要的人身上。

当你培养出了一大批能够独立自主解决问题的员工，你会发现猴子不会再爬到你的背上，他们的工作也不会成为你的职责。

做管理，最忌讳的就是雨露均沾，只有把时间花在最重要的人身上，帮助他拿到成果，你的管理就是有效率的。

03、建立统一的管理体系

在管理工作中，经常还会出现这样一种情况：在对外协同，和跨部门、跨专业的同事进行沟通时，大家经常是各说各话，鸡同鸭讲。

举个简单的例子，公司举行项目讨论会，有人上台噼里啪啦地讲了一堆缩写和术语，但你根本不理解是什么意思。

对方的语言体系，和你的知识结构不一致，你们的信息出现断裂，是一定会影响彼此的沟通和协同的效率的。

再比如说，你是销售部门的老大，你需要去看销售的管理报表。你下面一大堆人费时费力收集了这些数据，然后数据还是错误的，管理看板都是乱的，和你想要的东西根本不是一回事儿，那这管理效率就非常低了。

管理怎样才有效率？管理效率本质上取决于管理者有效率。管理者怎么有效率呢？核心在于要建立自上而下的统一管理系统和管理语言。

我以前在做阿里业务的时候，你会发现我们业务的老大，我们所有邮件的签名，从业务总裁到销售都有九个字，叫定目标、追过程、拿结果。从这九字箴言当中，大家就知道我们其实形成了一套管理的“黑话”。

在同一套管理体系下，我讲定目标，你能很快就能理解我的意思，我们能同频共振，上下同欲，这样效率就高了起来。

所以，管理要高效，首先你要建立共同的管理体系和管理语言。什么叫数据仪表盘，什么叫业务三板斧，什么叫做review，什么叫做复盘，什么叫做战略会，什么叫做裸心会，什么叫TDL，什么叫绩效考评……这些管理日常用的工具，你都应该在公司内部形成统一管理语言，形成一整套完整的管理体系。

当你建立起统一的管理体系，像机器一样运转起来，不停地流动，管理自然就很有效率了。

最后，总结一下：所有的管理背后，最后追求的都是降本增效。如何提升管理效率呢？第一件事，做最重要的事情，把它做好；第二件事，把时间花在最重要的人身上，让他有成果；第三件事，建立自上而下的统一管理系统和管理语言。